Latest Post

Rząd Wielkiej Brytanii pozwala pracownikom agencji na pokrycie strajkujących pracowników Patrząc na badania w miejscu pracy, część 14-zamykanie zgłoszeń Stawka dzienna pracowników i wynagrodzenie za nadgodziny: konsekwencje nadchodzącej decyzji Sądu Najwyższego w sprawie Helix V. Hewitt (USA) Nowe prawo z Kolorado drastycznie ogranicza stosowanie porozumień ograniczających zatrudnienie (USA) Badanie dochodzeń w miejscu pracy, część 10 – wymagania dotyczące ujawniania informacji po złożeniu sprawozdania (UK) Konfrontacja z konfliktem: jak radzić sobie z trudnymi sporami pracowniczymi  3 Wskazówki dotyczące komunikacji z różnymi typami osobowości w zespole EEOC aktualizuje wytyczne dotyczące COVID-19, zmienia wytyczne dotyczące testowania i przesiewania objawów (USA) Jak komunikować się ze swoim zespołem-od 2 małych właścicieli biz, którzy opanowali ten proces Wielka Brytania: bezpośrednia oferta płacy złożona w momencie impasu w negocjacjach unijnych była bezprawną zachętą

Workplace Investigation

Twój raport jest gotowy, więc co dalej?  Gdzie to teraz idzie i co należy zrobić ze wszystkimi dokumentami?

Z reguły twoim „klientem” dla celów dochodzenia jest Twój pracodawca, a nie jedna lub więcej osób, które mogły w nim uczestniczyć. Musi być w stanie przedstawić tym ludziom nie tylko fakty, ale także (pamiętaj, że dochodzenia są tylko środkiem do celu – rezolucją – a nie celem samym w sobie) swoje decyzje lub propozycje, co należy z nimi zrobić, co może lub nie musi być zgodne z wszelkimi zaleceniami przedstawionymi przez Ciebie.  Dlatego Twój raport trafia najpierw do pracodawcy, a nie do samych stron. To pracodawca powinien zająć się dalszym rozpowszechnianiem raportu zainteresowanym stronom w takim czasie i z takimi komentarzami, jakie uzna za stosowne, nie ty.

Z samej natury badań w miejscu pracy wynika, że ktoś prawdopodobnie będzie niezadowolony z zawartych w nich faktycznych wniosków lub zaleceń dotyczących rozwiązania.  Będą domagać się nie tylko oglądania samego sprawozdania (bardzo rzadko istnieją jakieś dobre powody, by temu zaprzeczać), ale także wszystkich informacji w nim zawartych w formie zeznań świadków.  Następnie spędzą wiele godzin pełzając po szczegółach, aby sprawdzić, czy jakiekolwiek małe pęknięcia mogą zostać otwarte w drodze od dowodów do wyników, co może pozwolić im zdyskredytować Twoją pracę.  Rzadko jest to działanie owocne, ponieważ w przeciwieństwie do dochodzenia karnego, w którym drobne wątpliwości lub błędy proceduralne mogą prowadzić do upadku sprawy, pracodawca potrzebuje tylko tego, aby wynik dochodzenia był w zakresie rozsądnych odpowiedzi. Drobne pominięcia i niespójności mają na ogół o wiele mniejsze znaczenie dla integralności wyniku niż chcieliby sądzić skarżący.  Mimo to ludzie próbują.  Jakie są więc Twoje prawa i obowiązki w związku z ujawnieniem materiału dowodowego, który usłyszałeś, wstępnymi projektami raportu i wszelką korespondencją z pracodawcą na ten temat?

To zależy częściowo od tego, w jaki sposób żądanie takiego ujawnienia jest składane – prosty wniosek, wniosek o dostęp Osoby, Której Dane Dotyczą, lub zgodnie z przepisami dotyczącymi ujawniania sporów sądowych.  Oczywistym punktem wstępnym mającym zastosowanie do wszystkich trzech jest to, że im bardziej widocznie niechętna jest produkcja dokumentacji związanej z dochodzeniem, tym większe wrażenie, że masz coś do ukrycia.  Jeśli Twoje śledztwo było naprawdę niezależne, a twoje wnioski były do obrony, nie powinno być ku temu żadnego powodu. 

Następnie powinniśmy zwrócić uwagę na oddzielne parametry materiału reagującego na DSAR jako przeciwko ujawnieniu sporu sądowego.  DSAR powinien przedstawić wszystkie materiały związane z wnioskodawcą, niezależnie od tego, czy są one istotne dla badanych kwestii, podczas gdy ujawnienie sporów sądowych obejmie wszystko, co jest istotne dla kwestii prawnej, niezależnie od tego, czy zawierają one dane osobowe danej osoby.  Ponadto, podczas gdy DSAR może zezwolić na redagowanie lub pominięcie informacji dotyczących innych osób, nawet jeśli jest to istotne dla przedmiotu dochodzenia, ujawnienie sporów sądowych na ogół nie.

W każdym z tych przypadków pracodawca może obawiać się, że po zobaczeniu z pierwszej ręki, kto powiedział, co o nim, osoba obciążona w Twoim raporcie wyruszy, aby skonfrontować się ze świadkami i sprecyzować jakąś formę odwetu albo, co gorsza, staraj się ich zastraszyć, aby zgodzili się, że w rzeczywistości nie jest tyranem. Chociaż obawy te mogą, ale nie muszą, być uzasadnione faktami, nie stanowią solidnej podstawy do zatajania ich dowodów.  Ani ty, ani pracodawca nie powinniście byli obiecywać świadkom, że ich dowody będą całkowicie poufne lub zanonimizowane, ale nawet jeśli tak się stanie, nie stanowi to obrony dla wymogu ujawnienia DSAR lub ET.  Taka obietnica może być dobrym powodem do odrzucenia prostej prośby o obejrzenie dowodów w pierwszej instancji, ale nic więcej.

Czy powinieneś uniknąć tego całego kłopotu i potencjalnego odepchnięcia, po prostu wyrzucając wszystkie wcześniejsze dokumenty związane z raportem z dochodzenia, który jest natychmiast zakończony, a następnie obwiniając RODO za zmuszenie Cię do tego?  Nie.  Po pierwsze, RODO nie nakłada na Ciebie takiego wymogu, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia w przypadku jakiegokolwiek zakwestionowania zgłoszenia przez pracownika.  Gdy takie wyzwanie zostanie zasygnalizowane, nawet jeśli nie zostanie wniesione, dane osobowe zawarte w tych dokumentach mogą stać się niezbędne do umożliwienia pracodawcy wypełnienia obowiązku prawnego (obrony przed zagrożonym wyzwaniem) lub zachowania jego uzasadnionych interesów, a zatem mogą być przechowywane całkowicie zgodnie z prawem.  Po drugie, usunięcie wszystkich „wypracowań” odmawia tobie lub pracodawcy możliwości wykazania, że przebieg i wynik dochodzenia mieściły się w starym zakresie rozsądnych odpowiedzi.  Po trzecie, dowody na to, że Niszczarka HR była gorąca w dniu zakończenia śledztwa, po prostu wyglądają na organizację zbyt chętną do zatarcia śladów, a nie na bezstronnego profesjonalistę, który nie boi się kontroli swojej pracy.

Obowiązki w zakresie ujawniania informacji są szczególnie ważne, jeśli użytkownik zasięga opinii którejkolwiek ze stron na temat samego raportu przed jego sfinalizowaniem.  Generalnie nie jest to świetny pomysł, ponieważ otwiera drzwi do zarzutów, że w jakiś sposób potrzebowałeś akceptacji tej osoby do swoich wniosków, a jako prawdziwie niezależny wykrywacz faktów nie powinno tak być.  Wszelka korespondencja, którą możesz mieć z pracodawcą na temat raportu przed jego sfinalizowaniem, będzie ujawnialna, podobnie jak wcześniejsze projekty.  Należy szczególnie uważać, aby uniknąć sytuacji takiej jak Ramphal – V – Department of Transport w 2015 r., gdzie w procesie sprawdzania go z HR, rekomendacja kierownika dyscyplinarnego jakoś zmieniła się z Ostrzeżenia do zwolnienia bez ujawnionego wyjaśnienia, tworząc oczywiste pole do zakwestionowania.  Jeśli naprawdę nie masz pewności co do jakiejś części swojego raportu, w szczególności w odniesieniu do odpowiedniego prawa i tego, czy jest on związany z faktycznymi wnioskami, które wyciągnąłeś, skorzystaj z profesjonalnej porady prawnej, aby zapewnić, że zarówno zapytanie, jak i odpowiedź są objęte tajemnicą. Dlatego ogólna zasada jest taka, że powinieneś być gotowy na wszelkie dokumenty generowane w trakcie dochodzenia, które będą widoczne dla prawie wszystkich stron.  Oznacza to nie tylko raport końcowy i wcześniejsze projekty, ale także notatki z dowodów, wszelkie nagrania audio, wszelkie badania techniczne i tak dalej.