Dla właściciela małej firmy zarządzającej barem, prowadzenie listy płac dla barmanów i reszty personelu wiąże się z własnym zestawem wyzwań. Płace pracowników są często obliczane inaczej ze względu na wskazówki, a prawidłowe wypełnianie zgłoszenia podatku od wynagrodzeń może być skomplikowane ze zmodyfikowanymi płacami godzinowymi zgodnie z federalnymi i stanowymi wymogami płacy minimalnej.
Mimo to ważne jest, aby obsługiwać wypłaty pracownicze we właściwy sposób, aby zachować zgodność i uniknąć kłopotów z urzędem skarbowym.
Omówmy wszystko, co musisz wiedzieć o poprawie funkcjonalności systemu payroll bar i zapewnieniu płynnego procesu każdej wypłaty.
Baza domowa sprawia, że płace są bezbolesne.
Dołącz do pracowników, śledź ich czas i płać-wszystko w jednym miejscu.
Co musisz wiedzieć, zarządzając listą płac w barze
Od umów pracowniczych po ustalanie odpowiedniego okresu płacy dla pracowników – oto lista zadań związanych z zarządzaniem listą płac w barze.
Umowy pracownicze
Jak tylko zatrudnisz nowych pracowników do swojego baru, musisz złożyć nowy raport o zatrudnieniu w swoim stanie. Wraz z nowym członkiem zespołu prześlecie również kilka formularzy w ramach procesu wdrażania do pracy:
Formularz W-4
Formularz IRS w-4 pomaga określić, ile federalnego podatku dochodowego wstrzymać z wypłaty pracownika. Muszą wypełnić ten formularz, zanim pojawią się na pierwszej zmianie.
Formularz I-9
Członek zespołu musi również przesłać I-9 przed rozpoczęciem pierwszej zmiany. Formularz weryfikuje, czy dana osoba jest prawnie upoważniona do pracy w Stanach Zjednoczonych. Nie musisz tego zgłaszać rządowi, ale musisz zachować to w swojej dokumentacji zatrudnienia.
Zapoznaj się z naszym artykułem na temat wypełniania formularza I-9s, aby uzyskać więcej informacji.
Formularze W-2 i w-3
Formularz w-2 informuje, ile potrącasz z podatków od wynagrodzeń od każdego członka zespołu. Musisz złożyć te dokumenty w ZUS co roku do 1 lutego, kiedy będziesz musiał również wysłać kopie do swojego zespołu.
Formularz W-3 jest wysyłany w tym samym czasie. Ten raport zgłasza całkowitą kwotę potrąconych podatków od wynagrodzeń od całego zespołu i całkowitą kwotę wypłaconych wynagrodzeń pracowników. Nie musisz wysyłać kopii W-3 do swoich pracowników.
Dowiedz się więcej o podatkach od wynagrodzeń (w tym omówieniu FICA, Ubezpieczeń Społecznych i innych) w tym artykule.
Polityka odszkodowań
Godziny a wynagrodzenie pracowników
Pracownicy, którzy otrzymują wynagrodzenie otrzymują taką samą kwotę w każdym okresie wynagrodzenia na podstawie rocznego wynagrodzenia. Jednak pracownicy baru lub restauracji prawdopodobnie otrzymują wynagrodzenie godzinowe, co oznacza, że płacisz im na podstawie godzin pracy.
Pełny etat vs. Niepełny etat pracowników
Zgodnie z Ustawą Fair Labor Standards Act (FLSA), pracownik w pełnym wymiarze godzin pracuje 40 godzin tygodniowo. Jest to jedyne prawo, które przewiduje regularne godziny pracy przed nadgodzinami.
Możesz określić, jak wygląda praca w pełnym i niepełnym wymiarze godzin w Twojej firmie. Wielu właścicieli barów i restauracji używa typowego 40-godzinnego tygodnia pracy, aby zdefiniować pracownika w pełnym wymiarze godzin, ale inni uważają, że pełny harmonogram wynosi 35, a nawet 30 godzin w ciągu jednego tygodnia.
Twój Niepełny etat emnapastnicy to ci, którzy pracują mniej niż określone godziny pracy w pełnym wymiarze godzin. Niejasna definicja prawna oznacza, że masz elastyczność, aby zbudować swój zespół, jak uważasz za stosowne.
Główną różnicą między niepełnym a pełnym etatem jest to, że członkowie zespołu w niepełnym wymiarze godzin nie mają kwalifikacji do otrzymywania niektórych świadczeń pracowniczych, które możesz zaoferować. Pamiętaj więc, aby wyraźnie wyznaczyć każdego pracownika.
Na szczęście planowanie bazy domowej działa zarówno dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, jak i w pełnym wymiarze godzin. Możesz zaplanować tyle pracowników, ile potrzebujesz na tydzień i natychmiast wysłać ustalony harmonogram do swojego zespołu, dając im mnóstwo czasu na wymianę i wymianę zmian.
Pracownicy z napiwkami
Wielu pracowników baru zarabia na swoich zmianach jako podstawowe źródło dochodu. Możesz nawet mieć system poolingu napiwków, o którym możesz dowiedzieć się więcej w tym artykule.
Napiwek pracownik jest członkiem zespołu, który regularnie zarabia więcej niż $30 w napiwków w ujęciu miesięcznym. IRS wymaga, aby Twoi pracownicy rejestrowali i zgłaszali wszelkie dochody z napiwków w wysokości 20 lub więcej miesięcznie.
Zgodnie z FLSA, można liczyć procent napiwków, że napiwek pracownik zarabia w kierunku wymogu płacy minimalnej. To się nazywa kredyt na napiwki. Jednak przepisy państwowe są różne-spójrz na swój Państwowy przewodnik prawa pracy, aby dowiedzieć się więcej.
Forma płatności
Masz kilka opcji płacenia członkom zespołu. Spójrzmy na plusy i minusy każdego z nich.
Kontrola papieru
Niektórzy właściciele firm decydują się płacić pracownikom czekami papierowymi, ponieważ pozwala to na większą prywatność i kontrolę. Pracownicy nie muszą udostępniać swoich informacji bankowych, co daje im większą kontrolę nad tym, kto może mieć dostęp do ich kont. Pracownicy są również w stanie kontrolować, kiedy zdeponują swoje czeki i gdzie.
Jednak pracownicy mają łatwiejszą szansę na utratę lub uszkodzenie papierowych czeków, co może być niebezpieczne dla Twojej firmy, ponieważ zawiera listę informacji, takich jak numery kont i numerów routingu. Papierowe kontrole wymagają również więcej materiałów do drukowania,co oznacza, że więcej pieniędzy brakuje w dolnej linii.
Depozyt bezpośredni
Płacenie pracownikom poprzez bezpośredni depozyt-lub elektroniczny przelew płatności bezpośrednio na ich konto bankowe-jest łatwe i daje Twojemu zespołowi korzyści z szybszego dostępu do ich wynagrodzeń.
Bezpośrednie wpłaty są również miłe, ponieważ nie ma szans na zgubienie płatności w drodze do banku.
Jedną z wad bezpośredniego depozytu jest to, że będziesz musiał zapłacić opłatę instalacyjną, aby rozpocząć — zwykle wahają się od $50-$149. Możesz również zostać obciążony za każdego pracownika za każdy depozyt (od $1.50 do $1.90).
Ponadto bank pracownika może mieć opłaty związane z usługą — lub może nie mieć konta bankowego w ogóle. Musieliby otworzyć jeden przed otrzymaniem zapłaty, co również może kosztować.
Okres płac
Właściciele barów powinni przestrzegać tygodniowego lub dwutygodniowego okresu płatności za bar, zwłaszcza jeśli pracownicy są opłacani za godzinę. Są plusy i minusy obu harmonogramów.
Tygodniowe
Płacenie pracownikom tygodniowo może budować zaufanie i poprawiać morale, ponieważ częściej otrzymują wynagrodzenie i mają łatwiejszy dostęp do płac. Ponadto pracownicy godzinowi często mają niespójne harmonogramy zmian, a tygodniowy okres wynagrodzenia może sprawić, że płacenie im będzie mniej skomplikowane.
Cotygodniowe listy płac mogą również pomóc w łatwej organizacji systemu płac — możesz po prostu wybrać jeden dzień tygodnia i trzymać do niego w każdym okresie płac.
Jednak tygodniowe kontrole mogą okazać się droższe. Pamiętasz te bezpośrednie opłaty depozytowe? W zależności od liczby pracowników mogą się sumować, jeśli płacisz zespołowi częściej.
Dwutygodnik
Płacenie pracownikom dwa razy w tygodniu lub dwa razy w miesiącu oszczędza czas, ponieważ płace są naliczane tylko dwa razy w miesiącu, a nie cztery razy. Oszczędza również pieniądze, ponieważ nie będziesz musiał płacić opłat za przetwarzanie tak często.
Mimo to, Twoi pracownicy otrzymują mniej płac, co może obniżyć morale. Na szczęście istnieje szczęśliwy medium: Homebase oferuje możliwość zapewnienia zespołowi dostępu do ich płac w miarę ich zarabiania. Dowiedz się więcej tutaj.
Konta bankowe
Podczas prowadzenia baru ważne jest, aby otworzyć dwa oddzielne konta bankowe: rachunek operacyjny i rachunek płacowy.
Rachunek operacyjny
Twoje konto operacyjne działa jako główne konto biznesowe. Użyj tego do transakcji kartą kredytową i wpłat gotówkowych. Służy również do płacenia rachunków i faktur.
Rachunek płacowy
Twoje konto płacowe jest używane tylko do celów płacowych-i nic więcej. Przenieś pieniądze z konta operacyjnego na konto płacowe tylko przed każdym okresem wypłaty i nigdy nie przesuwaj pieniędzy na odwrót.
7 kroków w podstawowym procesie payroll
Ponieważ proces płac w barze i restauracji może być żmudny i skomplikowany, pomaga mieć ustawioną listę kontrolną, która może odnosić się do każdego okresu płatności, aby nie przegapić żadnych kroków.
1. Oblicz liczbę godzin dla każdego pracownika
Najpierw Oblicz godziny pracy każdego pracownika za okres wynagrodzenia. Można to zrobić łatwo, jeśli używasz zautomatyzowanego narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak Baza domowa.
2. Zbieraj raporty napiwków
Musisz zbierać raporty o dochodach z napiwków od pracowników i transakcji kartą kredytową z POS i zawierać wszystkie napiwki za każdy okres płacy. Przy obliczaniu wypłat płac musisz wstrzymać podatki dochodowe i podatki FICA od dochodów z napiwków.
Uwzględnij dochód z napiwku i potrącenie na wszystkich raportach podatkowych dotyczących wynagrodzeń, będziesz musiał dokonywać wpłat zgodnie z wymaganiami w zakresie podatków od potrąceń z napiwku i podatków FICA. Będziesz także musiał prowadzić ewidencję porad dla pracowników na wypadek audytu.
3. Oblicz wynagrodzenie brutto dla każdego pracownika
Wynagrodzenie brutto za pracę w barze oznacza całkowitą kwotę zarobków dla każdego pracownika przed potrąceniem jakichkolwiek podatków lub potrąceń. Aby to obliczyć, po prostu pomnóż ich stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych przez okres płacy.
Wszystkie inne obliczenia oprzesz na płacy brutto, zanim osiągniesz wynagrodzenie netto-więcej o tym później.
4. Czynnik w podatkach
Po pierwsze, Oblicz wszelkie dobrowolne odliczenia przed opodatkowaniem, które należy odjąć od wynagrodzenia brutto. Mogą to być:
- Korzyści zdrowotne
- Składki emerytalne
- Korzyści dla osób dojeżdżających
- Ubezpieczenia na życie
Odjąć te kwoty (jeśli takie istnieją), a następnie obliczyć należne podatki. Kwota potrąconego podatku różni się w zależności od potrącenia przez każdego pracownika z formularza W-4.
Nadszedł czas, aby obliczyć, wstrzymać i złożyć płatności podatkowe dla Ciebie i Twoich pracowników.
W tym artykule przedstawiliśmy potrzebę wiedzy, ale oto podsumowanie tego, ile musisz wziąć z płac brutto w zależności od rodzaju podatku od wynagrodzeń:
Podatki opłacane przez pracodawcę
- FICA: ZUS wynosi 6,2%, A Medicare 1,45%
- FUTA: zazwyczaj 0,6% od pierwszych 7000 dolarów wynagrodzenia wypłaconego w roku
- SUI: stawka jest przypisana przez państwo
Podatki opłacane przez pracownika
- Podatek dochodowy: federalny i Stanowy podatek dochodowy (w stosownych przypadkach) różni się w zależności od zarobków i ulg u źródła
- FICA: ZUS wynosi 6,2%, A Medicare 1,45%
5. Oblicz wynagrodzenie netto
Wynagrodzenie netto pracownika to pieniądze, które pozostały po wstrzymaniu wszystkich obowiązkowych potrąceń. Obejmują one odliczenia przed opodatkowaniem, podatki lokalne, stanowe i federalne oraz kredyty napiwkowe.
Po odliczeniu wszystkich niezbędnych środków reszta należy do pracownika i jest tym, co otrzymuje w dniu wypłaty.
6. Dystrybucja płac
Wreszcie nadszedł czas, aby wyciąć i rozdać Czeki lub zdeponować środki pracownikom. Pamiętaj, aby najpierw skonfigurować plan, w jaki sposób chcesz zapłacić swojemu zespołowi, aby ten krok był jak najbardziej płynny.
7. Bezpiecznie przechowuj listy płac
Zgodnie z FLSA musisz przechowywać wszystkie listy płac przez co najmniej trzy lata. Ponadto FLSA wymaga od Ciebie prowadzenia dokumentacji dotyczącej sposobu naliczania wynagrodzeń przez dwa lata.
Według IRS ewidencja podatków od zatrudnienia musi być prowadzona przez co najmniej cztery lata po złożeniu sprawozdania za czwarty kwartał roku. Należą do nich Formularz W-4 i daty zatrudnienia pracowników.
Jak wyrównać płace za Bar
Poniższe wskazówki pomogą zapewnić sprawny proces i zabrać niechciane bóle głowy przyjść wypłaty.
Sprawdź lokalne zasady płacy minimalnej
Federalna płaca minimalna wynosi 7,25 USD dla pracowników bez napiwków i 2,13 USD dla pracowników z napiwkami z kredytem na napiwki, ale te liczby różnią się znacznie w zależności od stanu i miasta, w którym mieszkasz. Zapoznaj się z przewodnikiem po prawie pracy, aby dokładnie sprawdzić, czy przestrzegasz właściwych zasad.
Nie przesadzaj z nadgodzinami
Zbyt dużo nadgodzin może zaszkodzić twojej dolnej linii, więc używaj jej mądrze. Baza domowa pomaga podejmować mądrzejsze decyzje w zakresie planowania, ostrzegając, gdy pracownicy mają osiągnąć Nadgodziny, umożliwiając przeniesienie kilku zmian i tworzenie harmonogramów zgodnie z docelowymi kosztami pracy.
Ustaw depozyt bezpośredni
Wpłata bezpośrednia jest najprostszym sposobem zapłaty zespołowi i zapobiega konieczności drukowania czeków w każdym okresie wypłaty. Zacznij od zebrania zgody i informacji bankowych od każdego pracownika i przesłania jej do bezpośredniego dostawcy depozytów. W ten sposób twój zespół może spać spokojnie wiedząc, że jego środki będą dostarczane na konto bankowe w każdym okresie płatności.
Dokumentuj wszystko
Ponownie, wszystkie listy płac muszą być odpowiednio utrzymywane i przechowywane, aby uniknąć niechcianych starć z rządem. Upewnij się, że masz solidny system, aby to zrobić.
Zautomatyzuj zarządzanie płacami
Najlepszym sposobem, aby zapewnić płynny proces w każdym okresie płatniczym, jest zautomatyzowanie go! Użyj oprogramowania płacowego, takiego jak Homebase, aby zmniejszyć liczbę błędów i zrobić wszystko na czas.
Jak Baza domowa upraszcza zarządzanie paskami płacowymi
Homebase ułatwia zarządzanie płacami właścicielom barów. Oto jak.
Zarządzaj harmonogramami pracowników
Dzięki planowaniu bazy głównej możesz uniknąć nadgodzin dzięki poręcznym alertom, tworzyć harmonogramy zgodnie z prognozami sprzedaży i celami pracy i nie tylko.
Automatyczne obliczanie godzin pracyally
Liczenie godzin pracy? Bułka z masłem. Homebase Time clock robi to za ciebie, natychmiast konwertując arkusze czasu pracy na godziny i płace w płacach. Pomoże to również zmniejszyć kradzież czasu i ustawić pracę na cele sprzedażowe, dzięki czemu można chronić swoje wyniki finansowe, jednocześnie przechodząc przez etap pierwszy procesu płac.
Zachowaj zgodność
Baza domowa eliminuje ból głowy związany z poceniem się skomplikowanych zadań związanych z przestrzeganiem przepisów. Pomożemy Ci ustawić przerwy i nadgodziny dla Twojego stanu, a nawet obliczyć, zapłacić, oraz złóż za siebie podatki od wynagrodzeń.
Dodatkowo automatycznie prześlemy raport o nowym zatrudnieniu i przekażemy niezbędne dokumenty, a także przechowamy Twoje dane, aby pomóc ci zachować zgodność z FLSA.
Bar payroll FAQ
Jaki procent powinien być naliczany w barze?
Podczas gdy każdy pasek jest wyjątkowy i ma swój własny procent pracy, dobrą zasadą jest to, że koszty pracy zwykle wahają się od niskiego 25% do wysokiego 40% sprzedaży.
Jaka jest różnica między paycheck tips a cash tips?
Napiwki pieniężne są przekazywane pracownikowi bezpośrednio przez twoich klientów, a nie poprzez wypłatę. Wskazówki dotyczące wypłaty to opłaty, które twoi klienci dodają do kart kredytowych, które następnie uwzględniasz w wypłacie pracownika.
Co się stanie, jeśli nie zgłosisz Cash tipsów?
Jeśli twój pracownik nie zgłosi Ci napiwków, może podlegać karze w wysokości połowy podatków fica należnych od tych nieraportowanych napiwków. Można jednak uniknąć kary, jeśli pracownik wykaże „uzasadnioną przyczynę” za ich nie zgłoszenie. Dowiedz się więcej o karach IRS tutaj.
