Komunikacja jest kluczem do każdej relacji-zwłaszcza jeśli chodzi o zespół małych firm. A Dla Morgana i Andy ’ ego Sommerów, właścicieli sklepów Forth i Nomad z Houston, jest to kamień węgielny ich sukcesu.
Para przedsiębiorców nauczyła się na własnej skórze, że chaotyczna komunikacja może prowadzić do niezadowolenia zespołu, a nawet zakończenia. W rezultacie stworzyli solidny system, który pozwala im na bieżąco aktualizować i synchronizować wszystkich-bez konieczności samodzielnego wchodzenia do sklepu.
Tutaj też dzielą się tym, jak możesz to zrobić.
Otwórz ścieżkę anonimowej opinii
Było to niefortunne doświadczenie, które skłoniło Andy ’ ego i Morgana do zwiększenia komunikacji i zapewnienia członkom zespołu sposobu na anonimowe wyrażanie swoich uczuć – ale takiego, które przyniosło szczęście
„Mieliśmy przypadek, w którym mieliśmy niewłaściwego menedżera, który nie znał linii między kierownictwem a współpracownikami”, mówi Andy. „Zanim o tym usłyszeliśmy, było już tak źle. Nikt nie chciał z nimi pracować, ale nikt nie chciał nic powiedzieć, ponieważ nie było jasnego kanału dla kogoś, kto mógłby złożyć skargę lub sugestię. Zmieniliśmy więc ten proces opinii, aby umożliwić ludziom przekazywanie anonimowych opinii i comiesięcznych opinii na temat swojego menedżera w celu wcześniejszego zidentyfikowania tych rzeczy.”
Tworzenie przejrzystej struktury raportowania
Organizacja efektywnej struktury raportowania pomogła zespołowi Forth & Nomad utrzymać jasne oczekiwania, mówi Morgan.
„Mamy dość specyficzny schemat pracy, z którym wszyscy są bardzo zaznajomieni. Andy jest szczególnie nad naszą kawiarnią i zapleczem, a ja nad naszą częścią detaliczną. I tak to lejemy. Współpracujemy bezpośrednio z kierownikami nad tymi działami, a potem wszystko spływa z menedżerów w dół. Pracownicy nie rozmawiają bezpośrednio z nami o niczym biznesowym. Idą bezpośrednio do kierownika, który potem przychodzi do nas.”
Ścieżka komunikacji z więcej niż jednym punktem kontaktowym sprawia , że firma działa płynnie nawet w kryzysie, mówi Andy.
„Masz więc swoich współpracowników z najniższego szczebla, którzy rozmawiają ze swoim głównym menedżerem, ale pod głównym menedżerem nadal masz asystenta menedżera i kierowcę zespołu, z którym mogą rozmawiać, jeśli menedżera tam nie ma. I to naprawdę nas obejmuje. Na przykład, w zeszłym tygodniu nasz menedżer był z COVID. Wszystko poszło w dół do dwóch pozostałych i działało super sprawnie.”
Egzekwuj wprowadzone procesy
Aby system działał, ważne jest, aby wszyscy go przestrzegali.
„Konsekwentnie przypominamy członkom zespołu o ścieżce komunikacji”, mówi Morgan. „Jeśli ludzie przeskakują różne poziomy, delikatnie przypominamy im,” to świetne pytanie dla Twojego menedżera.”
Ustalanie jasnych oczekiwań dotyczących spotkań zespołowych i wydajności jest również kluczowe, dodaje Andy.
„Zidentyfikowaliśmy sześć wskaźników KPI (Key Performance Indicators) dla każdego działu i stanowiska. Na spotkaniach z menedżerami rozmawiamy o nich i o tym, co na nich wpływa. Nikt nie lubi siedzieć na spotkaniach, które nic nie dają. Zdecydowanie nie chcemy tracić czasu, więc zapewniamy jasne wytyczne dotyczące tego, co będzie omawiane i nagrywane.”
Pozwól menedżerom komunikować się na własnych warunkach
Zatrudniłeś swoich menedżerów, bo ufasz im, że poprowadzą Twój zespół. I dając im freedom do przekazywania informacji na swój sposób nie tylko poprawia komunikację, ale także umacnia zaufanie do ich unikalnych umiejętności.
„Mówimy każdemu menedżerowi, aby prowadził swój zespół w sposób, który najbardziej mu odpowiada. Dopóki przesyłają informacje do swojego zespołu, mogą robić to tak, jak chcą, z własnym stylem”, mówi Morgan.
Jest to podejście, które zarówno poprawia kulturę, jak i wzmacnia menedżerów, mówi Andy.
„Okazało się, że nasi menedżerowie nie lubią dowiadywać się czegoś w tym samym czasie, co ich zespół. Myślę, że w ten sposób daje im to poczucie własności. Wszyscy mają swój własny styl komunikacji, co sprawia, że naprawdę fajna, wyjątkowa sytuacja w pracy. Więc czuję, że to również pomaga budować morale i to poczucie społeczności, kiedy tłumaczą to na swój własny sposób, swoim własnym zespołom.”
Chcesz poprawić grę komunikacyjną swojej drużyny? Zobacz, jak Baza domowa może pomóc w prowadzeniu lepszego zespołu dzięki aplikacji all-in-one do przesyłania wiadomości, alertów, opinii o zmianach i innych.
