Prawie 700 rejestracje na naszym webinarium workplace investigations na początku tego miesiąca daje wyraźną wskazówkę, że ta niegdyś stosunkowo niemodna dziedzina prawa i praktyki HR jest bardzo danie dnia w tej chwili, więc od pierwszych dziesięciu części na tym blogu w grudniu-lutym, teraz wydaje się, że nadszedł czas, aby przejść do części 11 naszej serii Looking into Workplace Investigations.
Integralność dochodzenia będzie zależeć w dużej mierze od tego, czy jesteś w stanie wykazać, że faktyczny wnioski, które osiągnąłeś, były uzasadnione, biorąc pod uwagę dowody, które usłyszałeś. Przyzwoite notatki z tych dowodów będą podstawą tego. Pokażą to, co powiedzieli świadkowie(a czasami tak ważne, nie powiedzieli) i uchwycą wszystko, co możesz później zauważyć jako potencjalnie istotne. Przyzwoite notatki nie muszą być dosłowne, ale jeśli konkretne słowo lub wybór frazy wydaje ci się mówić, zawsze powinieneś wyróżnić je w cudzysłowie, aby pokazać, że nie jest to twoje Podsumowanie lub założenie punktu, ale rzeczywiste użyte słowa. Jako częsty przykład, ostry rzecznik Trybunału pracy może mieć wiele zabawy z rozróżnieniem między „Nie zrobiłem tego” z jednej strony i „nie pamiętam, robiąc to” lub „nie zrobiłbym tego” z drugiej strony. Jeden mówi o bezpośredniej wiedzy, podczas gdy inni umieszczają pewien dystans między świadkiem a zaprzeczeniem. „Nie pamiętam” ściśle oznacza, że mogło się to zdarzyć, ale pracownik po prostu nie pamięta, podczas gdy „nie pamiętam” oznacza, że świadek odpowiada na pytanie w oparciu o jego normalny obraz siebie, a nie na konkretnych wydarzeniach.
Czy powinieneś nagrywać swoje przesłuchania śledcze? To zależy od ciebie, ale zawsze należy pamiętać, że świadek może to robić i tak, bez względu na to, czy za Twoją wiedzą, czy zgodą. Jeśli nagrasz spotkanie, to zarówno nagranie, jak i zapis, który z niego zrobisz, będą ujawniane, jeśli sprawa trafi do sądu. To sprawia, że podwójnie ważne jest, aby badacz był bardzo ostrożny wokół dyskusji na temat spraw dotyczących jednego świadka z innym lub prawdopodobnie przedwczesne komentarze na temat meritum badanej sprawy. Nie ma pewniejszej podstawy do odwołania się od skargi niż odkrycie, że badacz wszedł w tę sprawę z już ustalonym umysłem. Jeśli pracownik rejestruje spotkanie potajemnie lub wbrew ścisłym instrukcjom, aby tego nie robić, zapis ten będzie nadal dopuszczalny jako dowód. Jeśli chcesz, aby pracownik to nagrał, zgadzam się na to, ale pod wyraźnym warunkiem, że otrzymasz kopię tak szybko, jak to możliwe.
Wytyczne Acas sugerują, że świadkowie biorący udział w śledztwach powinni następnie wysyłać kopie notatek. Zasadniczo może to być ograniczone tylko do głównych bohaterów, ale w każdym razie Acas nie sugeruje żadnej wyraźnej próby uzgodnienia notatek, ponieważ nieuchronnie zachęca to do próby retrospektywnej rewizji zapisu, aby powiedzieć to, co pracownik chciałby teraz powiedzieć, a nie to, co faktycznie zrobił. Jeśli otrzymujesz uwagi krytyczne, powinieneś je oczywiście rozważyć i odebrać z dowolnym notatnikiem, którego miałeś. Jednak ostatecznie wiesz, co słyszałeś, a jeśli nie zgadzasz się z tkrytykuje, nie musisz ich akceptować, ani nie powodują, że Twoje notatki lub proces są nieważne.
Pamiętaj jednak o prawie każdego świadka do dostarczenia Ci dodatkowych lub poprawionych informacji po spotkaniu wyjaśniającym i wzięcia ich pod uwagę. Rozróżnienie jest ważne, ponieważ może to przejść do wiarygodności świadka z jednej strony lub własnej jako śledczy z drugiej. W odpowiedzi pracownika po otrzymaniu notatek ze spotkania śledczego, jest to różnica między „Nie powiedziałem X, powiedziałem Y” (bezpośredni atak na dokładność notatek) i „powiedziałem X, ale po refleksji miałem na myśli Y” lub „powiedziałem X, ale powinienem również dodać Z”. Możesz stworzyć własny pogląd na to, czy ich nie wymienienie Y lub Z na spotkaniu oznacza cokolwiek dla wiarygodności tych punktów, ale nie powinieneś odrzucać tych dodatkowych spraw poza kontrolą tylko dlatego, że pojawiają się później. Każda pisemna odpowiedź lub dodatkowa uwaga pracownika powinna być zachowana jako część dokumentacji dochodzenia, najlepiej z krótką notatką, dlaczego je zaakceptowałeś lub nie.
Na koniec, aby zachować notatki we właściwej kolejności, należy jasno określić, kto je bierze, a kto mówi. Ze względu na poufność często zdarza się, że ktoś z działu HR robi notatki, podczas gdy kierownik formalnie prowadzi dochodzenie. Nie ma w tym nic złego, ale warto na wstępie podkreślić świadkowi, że przedstawiciel HR nie będzie częścią twojego procesu decyzyjnego. Jeśli to Ty jako śledczy zobowiązałeś się również do robienia notatek podczas spotkania, to dwie najważniejsze wskazówki: Po pierwsze, mówienie, koncentracja i pisanie w tym samym czasie to wielozadaniowość najgorszego rodzaju, jak robienie na drutach na monocyklu. Jeśli nie bierzecie tego naprawdę powoli, nie szukacie regularnych wyjaśnień i nie zatrzymujecie się, gdy bazgracie w milczeniu, coś z pewnością pójdzie nie tak. Po drugie, nie zapominaj w trakcie spotkania, że jesteś również notatnikiem – bardzo łatwo jest wślizgnąć się w Zwyczajne nawyki spotkań i nagle odkryć, że spędziłeś coś, co mogłoby być bardzo konstruktywną godziną rozmowy ze swoim świadkiem, gdybyś tylko pamiętał, aby to zapisać.
